イベントの進行表とは？

イベントの進行表とは、当日のタイムスケジュールに合わせて、イベント内のプログラムや担当者などの運営に関わる情報をまとめて整理した表のことを指します。時系列に沿ったスケジュール表を、イベント用にアレンジしたものと考えると、分かりやすいかもしれません。

進行表とはイベント当日の流れをまとめた資料

進行表には、イベント当日に行われるプログラムが時系列に沿って整理されています。スケジュールだけでなく、プログラムごとの担当者や注意事項も記載されており、当日のイベントがスムーズにいくように工夫されています。

イベントの進行表と台本の違いは？

イベント進行表と台本には大きな違いがあります。

イベントの進行表は、イベントや研修会の流れを整理したものです。

一方台本は、司会者が話す内容を中心に書かれているトークスクリプトです。

プログラムをスムーズに運用する、という側面もありますが、イベントを盛り上げるためのキーワードやアクションなども盛り込まれています。

進行表と台本は、それぞれ別に用意しておく必要があります。

イベント進行表に記載する項目例

イベント進行表に記載するべき内容は、一般的には以下の項目です。

イベント概要

• イベント当日のタイムスケジュール
• イベント運営に関わるスタッフの役割
• 会場の見取り図
• 緊急時の対応ガイド

それぞれについて詳しく解説していきます。

イベント概要

イベント概要欄には、「イベント名」や「開催日時」「参加人数」「イベント会場」など、イベントにまつわる基本的な情報を記載します。

「このイベントはいったいどういう目的なのか？」「どんな人が集まっているのか」など大事なポイントが簡単に分かるようにすることが大切です。

イベント当日のタイムスケジュール

タイムスケジュールには、イベントが行われる当日の全体の流れを記載します。

イベントの本番だけでなく、事前準備や片付け等も含めて進行表に書いておくとスムーズに進行できます。できるだけ細かく時間を書いておくと、時間を厳守した運営が可能になります。

特に大きな会場を借りている場合、終了時間が定められています。時間がかかりそうな予定は時間に余裕を持ってスケジュールを作成しましょう。

イベント運営に関わるスタッフの役割

イベントは規模が大きくなるほど、関わるスタッフの人数や種類が増えます。

一般的には、

• 全体責任者
• 司会者
• ステージ担当者
• 受付・誘導担当
• 会場スタッフ
• カメラマン
• 機材担当者（音響・映像・照明等）
• 庶務・遊軍（状況に応じて各ポジションを臨機応変にサポートするポジション）

等の役割が挙げられます。

進行表には、担当者とそのスタッフの役割を明記することが重要です。明記することで、役割分担が正確に分かります。

また、トラブルが起きたときのために、各担当者の連絡先も記載しておくと、トラブルが起きたときにスムーズに連携できます。

会場の見取り図

イベントの進行表には、会場の見取り図を必ずつけておきましょう。進行表の作成者は場所を理解しているかもしれませんが、スタッフ全員が場所を正しく理解しているわけではありません。

会場の見取り図があることで、イベント来場者の待機場所や導線などが理解しやすくなります。また、機材の配置なども記載しても良いですね。

会場によっては搬入経路や駐車場などで思いもよらない制約が発生することがあります。

制約を事前に把握できれば、トラブルを未然に防ぐことにも繋がります。

また、運営スタッフは緊急時にも対応が必要なので、緊急避難通路なども記載しておくと良いでしょう。

緊急時の対応ガイド

運営側の責任として、緊急時の対応ガイドを用意しておく必要があります。自然災害や急病などの発生を想定したアナウンスの内容や、来場者の誘導方法などをまとめておくと良いです。

緊急時は対応するスタッフも焦っている可能性が高いです。焦っても間違えないように、重要な部分は見やすいように工夫しておきましょう。会場の管理事務所や近隣の警察、消防署など、緊急時の連絡先も記載しておくと、より安心ですね。

イベントの進行表を作成する際の注意点

ここまで、イベントの進行表に記載すべき項目について解説しました。ただし、ここまでの情報では、スムーズに対処できない場合があります。今から紹介する3つの注意点を意識して、よりスムーズに運営できるような進行表にしていきましょう。

会場の利用ルールや注意事項も記載を忘れずに

会場ごとに、独自のルールを設けている場合があります。ルールは、飲食禁止のスペースや、火気使用禁止、音量制限など会場によって様々です。運営スタッフや来場者がこれらのルールを見落として注意を受けてしまわないように、進行表や見取り図に注意事項を記載しておきましょう。

照明／音響など各種機材についてもまとめておく

照明や音響などの機材は、イベントの規模が大きくなるほど機材も多くなります。セッティングのタイミングやどこに配置するかなど、すべてを把握するのは難しくなってしまいます会場の見取り図などを有効活用して、配置を確認しておきましょう。

書き込みができるよう備考欄などを設けておく

いざ完璧な進行表を作成したつもりでも、準備を進めていくうちに不備が出てくるものです。不備が出てきた場合に進行表に書き込める「備考欄」は意外と役に立ちます。

プログラムごとに異なる注意事項が発生するため、自由に書き込める備考欄を設けておくと使い勝手が良くなります。

失敗できないイベントの進行管理、プロに任せませんか？

「とはいえ、これだけの進行表を自社のリソースだけで作成・運用するのは大変…」 「数百人規模の株主総会や、役員が登壇する重要な式典など、絶対に失敗できない…」 「プロの視点で、進行表のクオリティをチェックしてほしい」

そのように感じられたご担当者様もいらっしゃるのではないでしょうか。

株式会社REIGETSUは、年間100件以上の多種多様なイベントを手掛けるプロフェッショナル集団です。お客様のイベントの目的やご要望を丁寧にヒアリングし、緻密な進行表の作成から、台本制作、最適なスタッフのアサイン、当日の運営ディレクションまで、ワンストップでサポートいたします。

「進行表の作り方について、もう少し詳しく相談したい」 「当日の運営ディレクターだけをプロに任せたい」

といった部分的なご相談も大歓迎です。 大切なイベントを成功させるためのパートナーとして、ぜひ私たち株式会社REIGETSUにお声がけください。